Centre d’aide Contrats

Il existe 3 méthodes pour ajouter un contrat sur Clapaye.

1. Créer un nouveau contrat

Dans le menu de gauche, cliquez sur la rubrique « Contrats intermittents ».

Ensuite cliquez en haut a droite pour créer un nouveau contrat.

Sur la page de création de contrat, associez votre contrat à un projet, c’est obligatoire, puis renseignez l’employé ainsi que sa profession en lien avec ce projet.

Sélectionnez les jours travaillés du salarié.

Dans la section « Rémunération », selon la profession, le salaire peut être défini à l’heure, par prestation (cachet), ou combiner les deux dans certains cas. La rémunération en cachet est réservée aux artistes.

Saisissez le nombre total d’heures effectuées par l’employé ainsi que son salaire horaire.

Sélectionnez le type de calcul souhaité. Le calcul se basera sur le montant total calculé dans la section précédente.

Une fois toutes les informations entrées, cliquez sur « Lancer la simulation » pour accéder à la page qui calcule les données liées au salaire simulé.

2. Transformer une simulation en contrat

Dans la liste des simulations, choisissez la simulation que vous souhaitez transformer en contrat.

Puis cliquez sur le bouton « Transformer en contrat » en haut à droite. Vous serez ensuite amené à renseigner des informations complémentaires liées à l’employé.

3. Dupliquer un contrat existant

Les contrats qui ne sont plus en statut brouillon peuvent être dupliqués. Il suffit d’aller dans la liste des contrats et de sélectionner le contrat que l’on souhaite dupliquer.

Les modifications d’un contrat sont gratuites tant que celui-ci n’a pas encore été commandé.

Une fois le contrat passé à l’étape « Commandé », des frais de modification s’appliquent. En effet, toute modification nécessite l’édition d’un nouveau contrat rectificatif ainsi que la réédition des documents associés (bulletins de salaire, déclarations, etc.).

Si le contrat n’a pas encore été traité, les modifications peuvent être effectuées directement.
Si le contrat a déjà été traité, il doit être annulé puis recréé avec les informations corrigées

Pour modifier un contrat, il suffit de sélectionner le contrat concerné dans la liste des contrats, puis de cliquer sur le bouton « Modifier ».

Voici un exemple :

Tout comme pour la modification d’un contrat, il est possible d’annuler un contrat gratuitement tant qu’il n’a pas encore été commandé. À partir de l’étape « Commandé », des frais d’annulation s’appliquent.

Le salarié doit renseigner ou valider son choix concernant l’abattement. Cette information est obligatoire pour permettre la validation du contrat, notamment pour les artistes bénéficiant de ce dispositif.

Pour plus d’informations sur l’abattement et ses modalités d’application, veuillez consulter
ce lien.

Contrat réceptionné

Si votre contrat est bloqué au statut « Réceptionné », cela signifie qu’un complément d’information est nécessaire avant sa validation.

Dans ce cas, votre gestionnaire vous a adressé un e-mail précisant les éléments à fournir ou à corriger. Il peut notamment s’agir :

d’un salaire inférieur au minimum conventionnel applicable
d’un numéro d’objet manquant ou incorrect
d’informations complémentaires relatives aux affiliations aux différentes caisses
de tout autre élément administratif nécessaire au traitement du contrat

Nous vous invitons à consulter l’e-mail de votre gestionnaire et à transmettre les informations demandées afin de permettre la poursuite du traitement du dossier.

Contrat sur une période clôturée

Il est possible d’ajouter un contrat portant sur une période antérieure déjà clôturée.

Toutefois, les déclarations sociales nominatives (DSN) sont généralement transmises le 7 du mois suivant la période concernée. Par exemple, les éléments de paie du mois de mars sont déclarés au plus tard le 7 avril.

Si la période est déjà clôturée et que la DSN a été transmise, un traitement de régularisation devra être effectué. Cette opération peut entraîner des frais complémentaires.

Pour connaître les modalités applicables à votre situation, veuillez contacter votre gestionnaire.

Salarié au régime général

Il est tout à fait possible d’employer des salariés relevant du régime général via la plateforme.

L’activation de cette fonctionnalité nécessite toutefois une intervention préalable de votre gestionnaire. Nous vous invitons donc à le contacter afin qu’il procède à l’ouverture de cette option.

Une fois activée, la création et la gestion des contrats suivent un fonctionnement similaire à celui des contrats d’intermittents.

Variables mensuelles

Pour les salariés en contrat permanent (régime général), un e-mail est envoyé à la fin de chaque mois afin de recueillir les variables de paie du mois concerné : absences, congés, arrêts maladie, primes, heures complémentaires ou tout autre élément ayant un impact sur la rémunération.

La saisie de ces variables est obligatoire, même lorsqu’aucun élément particulier n’est à déclarer. Cette étape permet à votre gestionnaire d’établir le bulletin de salaire du salarié dans les délais.

Clôture du mois

À la fin de chaque mois, vous pouvez recevoir un e-mail vous invitant à clôturer le mois en cours.

Cette procédure permet à votre gestionnaire d’envoyer les déclarations sociales nominatives (DSN) et de finaliser le traitement administratif de la période concernée. Elle s’applique notamment lorsqu’aucun salarié n’a été déclaré au cours du mois.

Pour effectuer la clôture, rendez-vous dans le menu Contrats, puis sélectionnez l’option Clôturer le mois et suivez les étapes indiquées.

Attention : la clôture du mois n’est pas possible si des contrats du mois concerné sont encore en attente de traitement par votre gestionnaire. Dans ce cas, vous devrez attendre leur prise en charge avant de pouvoir finaliser la clôture.

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